2。住址录以方便更换和容易寻找为原则 在人事信息中，住址录是使用频率最高的。以一般社会大众所使用的住
址录来说，最明显的缺点是信息的更换难以进行。最初填写时，虽然完全根 据英文 26 个字母的顺序排列，但是等到填写新信息时，只能填写于最后的几
行。同时，不用的信息也不能清除，而且寻找起来也繁杂，又会形成多余的 空白。最大的缺憾是住址录一开始能够填写的信息量就受到限制。因为不能
增加页数，一旦超过了一定的人数，就得再准备新的住址录，以个人信息的 记入栏来说，只有一行或者两行，因为空间太狭窄，很难把所有必要的资料
都填写进去。办公室所使用的住址录，是活页式的并且个人的信息呈现为一 人一张名片的插入式卡片，这样，每一页都能自由地插换，卡片也可以取出
来，自然就可以在姓氏或英文字母的顺序之下完完整整地排列，不必要的信
息也可以删除，因此不会浪费空间。由于每一张卡片同名片的大小一样。因 此，可以填写住宅、上班地点的电话号码，以及其它重要的信息，而且在普
通状态下，只能看到最下面的姓名。所以，在寻找时，别的信息不会进入眼 帘，寻找起来就容易多了。如果把它们抄录起来，就会变成姓名录，可以做
为贺年卡寄出的核对单。“所谓的住址录，本来就是如此？？”如果被这种 传统观念所束缚，不仅会感到不方便，而且会重复地浪费时间。不过，只要
你有心寻找，还是能够找到适合于你使用的“道具”。
3。使用“人事录”，拓宽人际信息网 除了名片档案、住址录之外，管理者还应自制所谓“人事录”档案，并
时时加以活用。这也可以说是人事信息的“大全”。它不只记载对方上班处 的资料，还囊括了对方的经历、家族成员、近况等私人信息，使人一目了然。
首先在用纸方面，必须使用比较厚的卡片。每一个人使用一张。 上面记载“姓名”、“出生年月日”、“性别”、“第一次见面的日子”、
“学历”、“职业”、“籍贯”、“工作地点”、“现在的住处”以及“家 庭”等，尽量地把已知的信息都填上去。所谓的“籍贯”，并不一定指户籍
所在地或老家，而是指对方现住地址以外，更能够确实地联络到的地方。这 一项记载遇到本人被派往国外时最有帮助。又如，变更比较多的“上班地点”、
“现在居处”，以及“家庭”栏，一开始就留下很大的空白，一旦有了变更， 立刻更正。卡片的背面当成备考栏，用于记载对方的近况。例如对方在贺年
卡上写着“今年 2 月起预定到美国留学”，或者“今秋将结婚”的话，那就 把日期一块记下来。仔细地把近况报告都记录下来，最有助于人际信息的拓
宽。有些人，每年都要寄出 2000 张以上的贺年卡，而且每张贺年卡都要写上 一二行字。遇到这种情况，你只要看看备考栏，就能够胸有成竹地写下去。
即使是好几年不曾见面的朋友，只要这几年的信息，被做成记录保留下来， 再见面时，就不愁没有话题。
4。人事录分别使用英文字母和职业别索引，以加快寻找速度 使用英文字母和职业别索引的人事录，将成为管理者的最得力的助手。
不过，由于数目很多，取出信息时非快速不可。其做法是：首先，在卡片的 右上方设置“英文字母索引栏”。原则上，在一个人的姓氏上，利用姓名中
的头一个字母，例如“林天冲”，则记为“L、T、C”。“陈”、“刘”等， 同姓有好多个人的情况，则除了姓以外，连名字的头两个字母也记下。然后
采取“A”行“B”行等的大致分法。如此处理，只要瞧瞧索引栏，就可以很 快地找到必要的信息。除此之外，为了更有效地活用这种人事录，也可从职
业等其它角度开始寻找。人事录的上端印有 A 到 Z 的英文字母，每一字母上 都开一个小洞，每一个字母也表示对方的职业、经历，或者跟你的关系。例
如，对方是律师的话，使用英文 LAWYER 的“L”表示，注册会计师则是以 OPA
的“P”表示。在这些字母中，把表示本人的字母洞上部分去掉归档。例如， 你需要金融关系的信息，而且已经把银行职员列入名单，你可以使用一根细
棒，刺入银行的“B”洞，再把它挑起来，那么，只有“B”，也就是银行职 员的卡片会存留于下面。或许有人认为这种信息应该由电脑来管理更有效
率。然而，用软件同时处理 3000 人的信息时，还是采用卡片的方式比较容易 管理，同时也比较实用。
5。利用贺年卡上的“最新信息”更换人事信息 不管是住址录、人事录、人事信息，都是越新越好。但是要使对方的近
况，在丝毫不漏的情况下，反映在你的资料上，实在是一件非常困难的事。 遇到对方搬家，或者调职时，如果对方通知了你，你就应该立刻修正住址录，
人事录。如果不能获得这种信息，你所持有的信息，将跟现实有出入。为了 修正这种信息的不适合处，只好活用贺年卡。每年都会收到 2000 张以上的贺
年卡，这个数目占去人事录所登记的三分之二人数。由贺年卡取得对方的最 新信息后，旧的信息就会焕然一新。贺年卡上面，有不少除了住址以外，还
添写家族的私人之事。所以，它所包含的信息量比一般问候式的信件还要多。 由此看来，贺年卡可称之为“人事信息的宝库”，你岂能不活用它呢？不过
由于张数太多，除非采取某种程度的系统化作业，否则的话，将耗费大量的 时间。以办公室来说，并非把当日收到的贺年卡，在当日内就处理完毕，而
是等到差不多都收齐时，即过了阳历年以后，再把它们依据 26 个英文字母的 顺序排列。如果贺年卡上写着新居落成、结婚、子女诞生，或者对新年的展
望，那就把这些信息添写在人事录的备考栏。有不少人认为，既然想要拥有 大量的信息，那就得到处收集。其实，你身边就有不少可以获取信息的材料。
虽然只是一张贺年卡，只要好好地活用，仍然能收集到不少的信息。
交际的方法
1。夜晚的交际最好决定退席的时间 满以为今天可以早点回家，谁知傍晚时，意外来了一个吃请，以致不得
不很晚才回家！具有这种体验的人为数不少。对于这种夜间的吃请，管理者 应尽量避免参加。一般地，酒过三巡，就会拖拖拉拉地说一些毫无意义的话，
无谓地浪费时间。不过，有时总是难免会碰到推不掉的吃请。遇到这种场合， 只好事先言明散席的时间。待时间一到，不妨在不伤及对方的情况下，说出
理由，退出宴会或酒席。例如，你可以说：“明天，我必须一早就出差？？”， 或者预先告诉家人餐馆的电话号码，届时叮咛家人打电话来，声称“有急
事？？”。如此早早地结束夜晚的酒席，并非上好之策。那么，什么才是上 好之策呢？那就是把夜间的宴请，挪到中午休息时间。以白天来说，一般的
会谈，一个小时就足够了，而且，由于中午的吃请，大致上均不喝酒，谈起 话来比较中肯。应该利用午休时间会客。在这个被大家所忽略的时间里，一
面进餐，一面跟友人重温旧情，与朋友们交换新信息，不但效率好，也其乐 融融。
2。聚会后，如果想拥有自己的时间，那就不要多喝而多吃 参加聚会是结交朋友的最好机会，有人邀请参加聚会时，只要时间上允
许，管理者都会出席。想结交朋友，那就得腾出时间才行。如果一天会见一 个人，一年里也只能会见 364 个人。如果参加聚会，在两三小时之内，就可
以会见好几十个人，白白地坐失认识朋友和跟老朋友交换信息的机会，实在 是很可惜的一件事情。聚会一向离不开酒水。有一些人从聚会开始到结束，
手中始终离不开酒杯。然而，欲把聚会当成社交时间，有效地利用它，就应 该放弃酒水。好不容易碰到平时难得一见之人，如果把他当成灌黄汤的对象，
那实在是太可惜了。有时在聚会以后，必须回到办公室做一些收拾的工作， 回到家以后，可能要学习某种东西，因此，酒水不宜喝得太多。在聚会会场
时，应少喝酒，而改为吃东西。在聚会会场填饱肚子，至少可以节省吃晚餐 的时间。不喝酒，享受吃的滋味、交谈的乐趣，即活用聚会的方式。
3。出席聚会时，以单身最理想，如此才能扩大人际关系
对管理者来说，参加聚会的目的，是跟不认识的人交谈，以便获得新信 息，并且扩大人际关系。不过，很多人参加聚会时喜欢带着伴侣，而且一旦
到了会场，就迫不急待地寻找老友，一味地跟老友交谈。所谓的派对，是主 办者根据自己的想法，邀请很多人参加的欢乐宴会。这里不可能像混杂的街
市，有一些暴徒或者精神异常者以及来路不明者混杂其内。因此，就是有很 多你不认识的人，也不必产生害怕的念头。既然来参加聚会，那就应该把自
己放轻松一些，积极地招呼参加的人，如此才能有效地使用时间。到聚会会 场碰到朋友时，除了跟他寒暄以外，也请他介绍他的朋友。你虽然不善于跟
人搭讪，仍然可以顺利地增加新朋友，而且又有熟人夹在中间，交谈自然能 够进行得水乳交融。或者，你不妨事先请教主办者有关出席者的名单，再由
主办者介绍跟对方认识。因此，出席聚会时，以单身最为理想。
4。确认会面场所的电话号码 管理者与人会面，如果无法准时到达，就应该尽快打电话告诉对方。这
是理所当然的事，因为约会迟到等于浪费对方的时间，并且是非常失礼的事。 如果不知道会面场所的电话号码，那么想联络也没办法。需要时，再特
地去查电话号码，又增加不少麻烦，所以在与别人会面时，一定先确认会面 场所的电话号码。像车站剪票口之类无法联络的场所，是不适合做为会面地
点的。
5。“只说话而不喝酒的酒会”应对法 交际应酬中，酒是不可缺少的助兴饮料。如果不参加酒会，又恐怕错失
获取珍贵信息的机会，可是喝了酒，往往会影响到当晚甚至第二天的工作。 对想看书、无太多个人时间的人来说是一个难题。这里有一个秘诀：与其喝
酒不如说话，喝酒只要有点意思就可以了，以便宴会之后回到家，依然可以 有效地利用自己的时间。
6。不会面而布下信息网的要诀 在工作上遇到疑难问题时，最好是通过电话请教精于此道的行家，如此
比自己去调查更能迅速地解决问题，也容易获得新信息。当然，想一通电话 就得到珍贵信息，平时就必须布好信息网，并且一定要与信息网保持密切的
关系。对自己来说，平日就得给可能成为信息来源的人寄发贺卡、问候卡等， 以告知自己的近况，这是一项不可疏忽的工作。要保持信息网的活力，与其
时时和对方会面，倒不如采用这种书信来往的方式，更能收到很好的效果。
归途时间使用法
1。回家途中，把“工作脑筋”换成“学习脑筋” 利用回家途中这段时间，把“工作脑筋”换成“学习脑筋”。回到家里
以后，就算有意学习工作以外的事情，但是往往会显得心有余而力不足。因 为想起了白天被上司奚落之事，而愤愤不平；再不然，就是想起明天的大宗
交易事宜，而感到忐忑不安，以致无法集中精力。最理想的态度是，一旦踏 出了公司的大门，就把公司的事情抛在脑后。不过，越是担任高等阶层的工
作，越是无法做到这一点。正因为如此，欲把公司的“工作脑筋”，回到家 后就改变为“学习脑筋”，就必须重视从公司到回家的这段时间。搭车回家
时，不妨拿出回家后的学习时间表看看，会对昨天剩余的疑问及回家后将收 听的节目产生兴趣，自然会萌生出学习的欲望。如果再翻开跟今天学习有关
的书本，或者听听语言教学的磁带，回到家时，你就可以很自然地溶入学习
气氛中。或者到书店翻翻书本杂志培养学习的兴趣。反正，以适合自己的方 式，在回到家以前，能够把脑筋改变过来就行了。
2。英文报纸最好在归途中阅读 阅读英文报纸是学习英语的手段之一。管理者在学习英语时，利用回家
的途中来阅读英文报纸，并固定为每日必做的功课。英文报纸的好处，在于 每天都能接触到鲜活的英文。外语的训练，必须每天坚持不懈地学习才会有
效果。英文报纸跟厚重的教科书不同，它携带方便，普遍地受到读者的喜爱。 英文报纸的另一个好处，是其内容对管理者来说，无异于贵重的信息，
而且它的内容趣味十足，自然会让人爱不释手。同时，报纸每天都刊载新鲜
消息，叫人百看不厌。 一般地，在学校学习英文，无论是从质还是从量方面，都有过重之嫌。
那种程度的英文，就算是对英、美两国的学生来说，也嫌深奥呢！从这个意 义来说，面向一般大众的英文报纸，可说是最理想的教科书，它又包括猜谜、
漫画等娱乐形式。即使是英文程度并不怎么好的人，也可以挑取自己喜欢的 部分阅读。
通常，都是先预习早报的新闻内容，再阅读英文新闻的内容。如此，较 一般的阅读方法，更能够深刻地把握内容，可成为高强度的训练。即使不阅
读全部的报纸，只要阅读一个专栏，也能取得较高水平的训练。
回家后的时间使用法
1。最好别把工作带回家 时常听到一些管理者到饭店或旅馆就变成“罐头”。以那种姿态处理工
作，效率就会节节提高，或许，这是受了“限期将到”的影响，要不然就是 注意力集中吧！对于这些人来说，可能待在家里时，一会儿不是接电话，就
是接待访客，还有家里的一些琐碎之事等等，使他们无法集中精神吧！固然 由家人把这些琐碎之事处理好也未尝不可呢，然而，单是将家人集中于他的
身旁，也不可能会受到一些心理影响。
在这种情形下，为了能够埋头工作，他们才选择�