宾主都能够在愉快的气氛下交谈及进餐。
2。午休是交换信息的黄金时段 如果你利用午休时间，积极与不同行业的朋友会面，和他们边吃饭，边
聊天，其乐融融。这样借机与不同行业的人会面，可以获得各种信息与知识， 非常新鲜有趣。与很久不见的朋友在一起聊天，有时会自其中获得意想不到
的灵感。这是一种宝贵的人际关系，也是十分重要的信息网。想郑重其事地 与朋友见个面，往往彼此时间很难配合。不过，如果选择午餐时间，彼此都
比较容易挤出时间来。
3。中午与人会餐时，必须先向餐厅订位 午餐时间是与不同行业的朋友边吃饭边交换信息的绝好机会。不过，由
于一般公司的午休时间顶多只有一小时，如果在等人与选择餐厅上浪费太多 时间，不用说吃饭就连说话也没有多少时间。因此，如果你与朋友准备午餐
约会，最好先订位，而且双方都稍早离开办公室，就可充分利用午餐时间， 从容不迫地享受会餐的乐趣。这样彼此都可以彻底地活用人际关系网。
开会省时的方法
1。开会的方法 为了防止开会迟到，不妨活用“零数效果”。管理者由于职业上的关系，
不仅要主持自己办公室的会议，有时也得参加外面各种团体的会议。外面的 会议一向很长，一小时能够结束的会议已算很短，有些会议甚至长达二三个
小时。如果耗费了这么长的时间，内容能达到充实的境地，那就没有话说。 糟糕的是，跟主题无关的废话连篇，以致延长了时间。除此之外，会议开始
时间不确定，也令人恼火。有一些人生来就缺乏时间观念，分明说好下午 2 点钟开会，这些老兄往往会延迟 10 分或者 15 分钟才到达。使得其他准时赴
会的多数管理者，白白浪费了 10～15 分钟。如果以 10 个出席者计算，总共 浪费 2 小时左右，这个数目未免大了一些。为了避免浪费时间，管理者每逢
主持会议时，总要实行几种防止迟到的对策：其一是把开会的时间设定于“2 点 15 分”等有零数的时间。正因为大家都习惯于“×点钟左右”，以致把 1 点
50 分，2 点 10 分都看成“2 点左右”。于是，就加上了“15 分”的零数， 这样，开会时刻并非“几点左右”，而是被特定于某一个焦点时刻。经过这
么决定，老是迟到的老兄，开始变得很积极，顶多只延误二三分钟，这就是
“零数效果”。乍看之下，并没有什么特别，然而，效果却是相当的惊人。 另外如果有等待迟到者的“前例”，那么，在全体尚未到齐就召开会议的话，
势必有不少人会抱怨说“为什么不等我一下呢？”可是，一旦大家都有这种 意识，浪费时间将有增而无减。因此，事前就应该采取上述方式。既然一开
始就说清楚，就算在全体尚未到齐之前召开会议，后来的迟到者也不至于抱 怨，按时开会者也不会抱怨。同时，准时来的出席者也不至于浪费时间。只
要彻底地实施这个原则，就不会有人迟到。
2。搞好准备工作，消除冗长会议 会议进行的方式，有时也存在很大的问题。一般管理者都有一种固定观
念，认为所谓的会议，是坐着喝茶而进行的那种“玩意”，而且又一致认为， 越是重要的问题，越需要耗费时间讨论。但是，某知名企业不管是多么重要
的会议，会议参与者往往站在走廊谈论几句，一下子就把问题解决了。管理 者要积极地采用迅速的谈论方式，同时也明白了一件事，那就是：所谓的会
议，并不一定要浪费时间，不管是如何重大的决定，只要有心的话，在短时
间内就可以处理妥当。为了达到这个目的，在会议开始以前，要做一种准备 工作，以便提高出席者的意识。在开会前，应叫出席会议的人提出“必须讨
论的内容”、“其问题点”、“解决的方案”、“每一个解决方案的利弊分 析”、“本人所下的结论”等问题，把它们列举出来以后，再复印几份，在
会议前分发给每一个与会者。经过如此的处理，在召开会议以前，已经提高 了出席者的问题意识。这以后，只要针对重点展开若干的质疑讨论，即可形 成决议。
如果不经过这种步骤而集合开会，那么，与会者处于盲从的状态。在这 种状况下，往往要经过一个小时以后，才能够使问题明朗化。有时经过很长
的时间，仍然不能获得结论，甚至必须“憋”到下一次的会议。在没有必要 的资料之下，搬出几个“假设”谈论，只有浪费时间了。不如在该资料到手
以后再讨论，这样才会产生立竿见影的效果。不过，在这以外的场合，如果 胡乱地讨论问题，只能浪费时间。只要事前的准备工作进行得很好，就不会
变成“消极性”会议。
为了使会议能够“迅速”地进行，除了准备活动必须充足之外，最好能 事先确定会议结束的时间。人类的心理很微妙，一旦知道时间很充足，紧张
感就会消失，效率也会跟着降低。只要确定“结束的时间”，就可以使人产 生注意力。遇到这种情况，如果跟会议开始时一样利用“零数效果”的话，
效率将大为提高。
3。站着开会能提高效率 一般地，大家似乎都认定开会一定要坐着，其实，偶而站着开会也是个
很好的方法。站着说话，会产生要尽快把话说完的心理作用，令精神集中， 很快就可以获得结论，问题一下子就解决了。那种又臭又长的会议，只是浪
费时间。目前也有相当多的企业采用这种方法。
4。预先通知参加开会的人，会议是逾时不候的 无论做任何事，总有人不守时。比如说 2 点开会，就有人到了 2 点 10
分左右才姗姗而来。如果等到迟到者全来了之后才开始开会，等于使其他准 时而来的人都损失 10 分钟，造成时间的大量浪费。因此在通知开会时间时，
清楚表示会议是逾时不候的，这样，即使参加人员还未到齐就准时开会，迟 到的人也无话可说，而且下次也不敢再迟到了。
有效地使用洽谈时间
1。面谈时，不妨事先询问对方“有何贵干？”如此才能有效地使用时间 通常，应尽量把面谈挪到午后进行。如果在上午做这件事，那么，给秘
书安排工作、电话联络等事，就得挪后，使得一天的工作不能圆满地进行。 这正是上午某些人不进行会客的原因之一。同时，下午的时间用于会客，因
做案头工作而感到劳累的大脑，往往可因此恢复清新。不过话又说回来了， 下午的时间并非无限。以个人来说，除了会客以外，还有一大堆的工作。除
非在短时间内，从事有效率的交谈，否则的话，再多的时间也不够用。因此， 对方表示要面谈时，就应叮咛秘书尽量地详细询问对方的“差事”，如果在
没有任何准备的情况下，就与对方交谈，除非你手中握有对方的资料，或者 对方当场就告诉你急于想知道的事情，否则的话，只是浪费彼此的时间。又
如虽然通过电话，已经知道对方有什么“差事”，还会叫秘书把重点记录下 来。只有如此，才能够有效地使用会客时间。有时，自己认为脑海里已经有
了答案，但实际交谈时，往往会漏掉重要的部分，或甚至语气不肯定。因此， 还是记录下来较好。例如谈及法律方面，必须写出“何月何日何地发生了何
事”；碰到继承问题的话，则必须把家族情况写出来。经过了“书写”的作 业后，就能够明显地整理出事实的关系，而且一面看记载的事项，一面听对
方说话，理解的速度便会加快。如此进入某种程度的理解状态，再跟一个人 面谈，在短时间内，就可以进入话题的核心。
2。跟喜欢摆龙门阵的人面谈时，不妨决定结束的时间 有的办公室有所谓的“会客室”。不过，只摆着开会用的桌椅，接见客
人时，一向都利用这些东西，为什么呢？理由之一，一般会客用的桌子很低 矮，不适合于一面交谈一面书写。同时，那种坐起来挺舒服的沙发，一旦坐
下就有迟迟不想起来之感。根据经验，使用开会用的桌椅，更能够迅速地办 好事情。然而，这个世界到处有喜欢饶舌头的人。这种人跟他碰面时，久久
不进入正题，尽是在不重要的话题中打转，就是事情已经办完，还是“依依 不舍”地说一些无关痛痒的话儿。或许，他的话会带来重要的信息，然而，
预定要做的事情太多时，如此地被“轰炸”，实在叫人吃不消。所以，在会 见客人时，不仅要规定面谈的时间，在听到对方的叙事之后，还要迅速地判
断所需时间，再决定面谈到“几点几分”为止。如果事前有如此规定，就不 至于拖拖拉拉地谈上一大堆。而且时间的限制，又能够产生一种紧迫感，使
交谈变得紧凑，言之有物，内容精简而有力。不过，所谓限制面谈的时间， 对某些人仍然不能产生效果。遇到这种场合，最后的一张王牌就是告诉他，
你必须跟另外的人面谈。如果他仍然不识趣的话，那就索性对他说“从几点 几分开始，我又得去赴约？？”可以如此地提醒对方。最叫人感到百思不得
其解的是：“我又得去做一件重要的工作”，对喜欢饶舌头的家伙往往不太 有效，但是，说出了“我还得去赴一个约会”，他们就会识趣地告辞。除此
以外，对于迟迟不说出来意的对象，总是要想尽办法，叫他尽快地说出来意。 唯有如此，才能够大幅度地减少时间的浪费。
3。等人最好选在书店等能够有效使用时间的地方 为了出席会议或者商讨某事，几乎每个管理者都有在外面等待对方的经
验。遇到这种情况，第一个考虑的条件，不外乎容易找到的地方，至于其它 的条件则很少被考虑。事实上，只要较好地选择等待的地方，即可使时间的
损失减低到最小程度，甚至把等待的时间当成“活的时间”使用。
通常，一般人最喜欢选某个广场或火车站的剪票口为等待场所。如果由 管理者来选定等待场所的话，绝对不应选择这两种地方。因为那些地方很杂，
难以开展联络工作。选择这种场所，一旦碰到预料以外的事故，或者临时有 急事，则无法在约定时间到达现场；由于无法联络，对方只有干等一回。为
了防止浪费时间，在决定等待的场所时，首先必须考虑的是容易联络的场所。 同时也应考虑到，是否能够有效地使用等待的时间。如果对方能够准时到达，
那就没有话说。最怕的是对方迟迟不来，或者由于你顺路而提早到达，遇到 这种情况，如果只能站着等，那就不能好好地活用这一段时间了。最适用于
等待的地方是“书店”。预先就告诉对方你要在书店哪一层、哪一个角落。 这样，对方就不必在店里到处寻找。应在对方到达以前，翻翻新出版的书籍，
或者刚出版的杂志，借此寻找自己所必要的信息。这样做的话，等人时间就 不会感到焦躁不安，还可以活用那一段时间呢！只要是大型书店，由于目标
很大，对方不费力气就可以找到。到必要时，也可以拜托书店的服务人员使
用扩音机叫人。由此可见，书店是最理想的等人场所。
管理好人事信息
1。接受对方名片后，立刻在背面书写有关他的信息，再分类存档 不管拥有多么庞大的信息库，遇到必要时，如果非得翻来翻去，那么它
的信息价值就减半了。“人事信息”方面也是如此。遇到你想跟某人联络时，
不能立刻知道对方的电话号码，那么工作就不能顺利地进行。又如碰到自己 专业以外的难题时，是否有合适的资料提供者，将大幅度地影响你的工作效
率。遇到这种情形，纵然认识这方面的专业人才，但如果不能及时获得有关 他的信息，那就等于糟蹋了这个人才。为了提高工作效率，必须在平常就把
人事信息整理好，以便缩短寻找的时间。以某些人来说，有关重要人物的信 息，都应根据其作用，分成“名片档案”、“住址录”、“大事录”三种档
案。绝大多数的资料来自对方的名片。人类的记忆往往不太可靠，有时隔了 一段时间之后，抓起一张名片瞧瞧，虽然印着人名、头衔等，然而，脑海里
却想不出“他”是怎样的一个人？因什么事跟他碰过面？鉴于此，每次对方 递给你名片时，你都应尽快在名片背后添上对方的资料。其中必须添“碰面
的日期”、“场所”、“何事”以及介绍者，有时也添上对方在交谈中泄漏 出来的信息。例如，他的专长、兴趣、出生地、他的秘书姓名等等。经过如
此处理，就是数年不见的人，只要瞧瞧那些记载，就可以想起他的一切，交 谈也能够很熟悉地进行。记好备忘录后，也能使对方的一切，长久地留存在
你的脑海里。这种做法，必须在你对他的印象还深刻时进行。这些往往是跟 对方分手后，或者搭电车回家时进行。这种写满了信息的名片，在转记到“住
址录”、“人事录”以后，再归入透明的名片档案里。这种档案夹的正面以 及背面都是透明的。如此处理以后，不必抽出名片，就能够看到名片背面的
记录。如果必须一张一张地抽出名片，那就不合乎节省时间的原则。
处理名片的另外一个特征是，不根据姓氏的英文字母排列，而根据不同 的职业、公司来分类。或许有人会认为，根据姓氏的英文字母分类，不是更
便于寻找吗？话虽然不错，可是你不知道他的名字。不过，你仍然记得他是 某公司的主管，或者是在办某件事时认识了他。既然有了这个线索，你就可
以从他所属的分类中找出他的资料。如果不是这样，则必须从好几册的档案 中，一页一页地翻找，这样就不合乎节省时间的原则。住址录可根据英文字
母分类，名片则根据不同的公司与专长分类。这样，寻找起来比较迅速，更 合乎节省时间之道。
2。住址录以方便更换和容易寻找为原则 在人事信息中，住址录是使用频率最高的。以一般社会大众所使用的住
址录来说，最明显的缺点是信息的更换难以进行。最初填写时，虽然完全�