管理七诫 作者:和仁　管家民- 第54部分

　　与国企相比，企业面临着很大的挑战，我国目前的企业使用计算机来进行制度管理的还不到1％。大多数企业内部的业务，如采购、销售、库存、财务管理、产品加工及统计报表分析等等，几乎都用手工完成，耗费了大量的人力、物力，与当今信息化社会的发展极不相称。

　　企业要在激烈的竞争中求得生存和发展，必须建立快速、先进、智能化的信息传输和处理系统。　

第十二章建设有效的企业制度
　　□建立健全的组织机构

　　组织形式是公司赖以存在的骨架，是命令得以传布的渠道，组织形式不健全，领导者就无法使其指挥发生功效。

　　一个人受其能力所限，所能指挥的人员必定有一定的限度，以活动的组织而言，直接管理4～6人为宜。

　　有效地发挥领导力的方法也与此相同：

　　首先，得让组织内的个人能够愉快地发挥其所有能力，然后集结众人能力，毫无耗损地集中于组织活动的目标上。为此就有必要对各人的自由意志加以一定程度的限制。

　　日本著名管理专家山本成二就提出，领导的要素有三：①人为；②目标的贯彻；③各自的自发行动。

　　所谓“人为”，意思是指附加于人的行动，“为了有效地发挥组织的力量，必须适当地限制员工的自由意志”。

　　领导者必须明白，领导力就是建立在这种冷酷的事实之上，而且必须了解到，意志的自由不愿意受到限制，此乃人类的本能，所以应该尽可能减少这种限制，进而减少这种限制对员工产生的心理上的刺激。

　　因此，领导者应该多运用积极的刺激，而不能用消极的刺激。甚至要使人类生理上的动物本能的部分也能均衡地运作，以使员工不致于由于意志自由受到限制而产生不愉快感。

　　这一点，可以说是领导者领导成功与否的关键所在。

　　以平常人而论，如果桌上摆三部电话，尚可以应付得过来，如果超过了六部电话，连哪一个在响大概都分不清楚。

　　同样，如果要使数人同时运作，就得适当地加以分组。以一个2000人的公司为例，可以分成5个部门，一个部门又可以分为4个司，一个司又可分5个股，每股之下再分4个组，这样最小的组织单元就仅有5个人。适当地把权责委任给各部门经理、主任、股长、组长，那么指挥两千人，就如同指挥4～5个人一般轻松。

　　军队的组织常采用三三制，这样的组织最容易指挥，办公室、工厂自不必像军队那么严谨，可以稍微放松些。比如说，一个工长如果管理20名车床工的话，他可以把他们分为3个组，自己只需指挥3个组长即可。

　　指挥的人数与号令、命令、训令之间有很大的关系。体操的号令，只要通过麦克风，一个人就可以指挥几万人，因为集体操的动作都一样。

　　如果每个人的动作各不相同，也就是说对每个人都得下不同的号令时，那么能够指挥的人数顶多就是3人，而且3人就足以让领导者手忙脚乱了。

　　而训令的方式只在于表示意图，实行的方法以放任为主，所以是一种能指挥人数最多的方式。

　　至于编组中的个人，必须只接受一人的命令进行动作。如果有两位上司的话，他们同时下了不同的命令，就会使受令者难以适从。

　　因此，当适当的组织形式健全之后，各级领导就必须尽量避免越级指挥，也不允许下级随意越权上报。

　　举例来说，厂长最好不要越过各车间主任而直接命令工长，而且还要避免同级的两个部门同时对一个下级单位发布命令，因为一旦这些命令是相互冲突的，那么组织的工作就会发生混乱。

　　□制订有效的激励系统

　　在领导者的日常管理中，中层管理人员往往倍受重视，但是普通员工的命运却不容乐观。虽然这些人员占大多数，而且像中层领导者们一样肩负着同样的重任：他们制造出产品，使设备保持运转，处理日常文件，与客户直接打交道。总而言之，如果没有他们的辛勤工作，企业就不可能兴旺发展。

　　然而，在这些员工与领导者之间却存在着很深的隔阂。员工认为自己的工作吃力不讨好、单调乏味、毫无前途，自己又何必卖力干呢。而在上级眼里，这些员工的技能低、流失率高、职业道德差，所以根本不值得花精力培养他们。

　　研究结果表明，普通员工中普遍存在的消极行为共有七个类型：

　　1．未能达到最高的工作要求；2．对别人和自己缺乏尊重；3．不能界定自己的职责；4．合作精神差；5．沟通水平低；6．行为情绪化；7．对工作的承诺较低。

　　许多领导者和培训师最经常提到的一句话是“他们缺乏职业道德”。但是实际上并非如此，大多数普通员工非常渴望在工作中有所建树，并且希望其工作表现能有助于个人发展。虽然大家都表示希望通过工作来改善生活和发展事业，但受访人群却认为，就现有的工作而言，即便做得再好也是徒劳无益。

　　是什么原因使这些普通员工放弃自己的目标、工作表现较差甚至不达标呢？调查结果显示，原因大致有几种：1．同事偷懒不出力；2．上司压制；3．不敢胜过同事；4．员工流失率高；5．同事间缺乏相互尊重；6．缺乏上司的赏识；7．缺乏自我控制。

　　领导者怎样才能将员工内心的想法转换为工作动力呢？强化工作动机就可以诱发员工的工作热情与努力，改善工作绩效。这里要强调的是领导者所做的一切努力只是一个诱发的过程，能真正激励员工的还是他们自己。

　　要冲破员工们内心深处这道反锁的门，你就必须要好好的谋划一番，为激励他们建立一个有效的系统。

　　1．有效性的标志

　　一个有效激励系统至少要符合下列原则：

　　（1）简明。激励系统的规则必须简明扼要，且容易被解释、理解和把握。

　　（2）具体。仅仅说“多一点”或者说“别出事故”是根本不够的，员工们需要准确地知道到底希望他们做什么。

　　（3）可以实现。每一个员工都应该有一个合理的机会去赢得某些他们希望得到的东西。

　　（4）可估量。可估量的目标是制定激励计划的基础，如果具体的成就不能与所花费用联系起来，计划资金就会白白浪费。

　　2．步骤与要旨

　　一个高效激励系统的建立，会为管理人员省下大量的时间。你再也用不着为员工低效率的工作而担心，也用不着费神向他们解释何谓“主人翁”。因为每个人心中都有一面明镜，成绩是铁的事实，耕耘必有收获。一个有效的激励系统的建立过程大致分为如下步骤：

　　（1）制定高的工作绩效标准。平庸的人所定的标准是很难产生卓越的成就的，低标准往往会滋生出“自我满足”的不良倾向，高标准也并不意味着高不可攀，主要是要让所有的员工明白目前的工作不是最优秀的，没有什么了不起。

　　（2）建立起准确、可行的工作绩效评价系统。工作绩效的评价，必须着重于工作规范与工作成果的评价标准。标准的制定一定要符合实际，依据工作目标，对员工进行审核。同时这种标准一定是针对团队而非特定某个人订立的。当工作策略有变更时，注意要重新检查、核对绩效评价标准，而且，只要有必要，就必须一一再作检查、核对。

　　（3）训练对工作绩效的评价技巧以及与各级领导者上情下达的沟通艺术。绩效评价的效果是如何直接与员工的薪金、报酬挂钩的，这是个非常敏感的问题，所以你必须要注意这里的艺术与技巧。请记住，领导者的行为举止的最终目标在于激励，而非激怒，所以绩效评价也应该是往积极的方向努力的。对于工作绩效为优秀的员工，除了对他进行赞美、褒奖之外，更关键的是让他明白组织对他的重视与珍惜，从而使他产生一种神圣的使命感。对于较差的工作绩效，必须给予批评，但必须是善意的、建设性的，是就工作而言，而非人身攻击。

　　（4）制定一个范围较宽的提高工作绩效的指标，这会使激励系统更具有可行性。这些指标将会使所有的人立刻意识到存在的不足与改进的方向，学会自我绩效的管理。

　　（5）将奖励与工作绩效紧密相联，这里的要点是紧密，领导者要使员工们深切体会到两者关系的密切。对员工绩效的评价最终都应在奖励上找到对应的坐标，哪怕奖励是微不足道的，也要“始终不渝”的进行。因为这样做，会使员工们认识到确实有什么东西值得自己去努力一番。

　　以上五个基本的步骤，便是领导者所要建立的有效激励系统的坚固框架了。

　　□制定有效的考核标准

　　研究人员曾在一家工厂做过这样的对比实验：开始时，把员工的工作表现分为“合格”与“不合格”两种情况，凡是每天生产100件以上产品的，就属于“合格”，否则就是“不合格”。“合格”的员工，可以领取当天的生产奖；而那些“不合格”的员工，就无法得到这笔奖金。

　　在一个月的实验期内，他们发现当员工生产到100件产品时，他们就开始放慢工作进度，下班时，最多也就能生产110件产品。

　　第二个月，研究人员把考核标准进行了调整：100件产品以下的仍然是“不合格”，100件以上的部分又作了更细的划分，生产100～120件产品属于“合格”，120～140件产品属于“良好”，140件产品以上的是“优秀”。“合格”的员工仍然可以拿到当天的生产奖，而“良好”的员工则可以另外多拿10％的额外奖，“优秀”的员工的额外奖则是20％。

　　经过这一调整，情形立即发生了变化。员工的工作积极性大为提高，很多人生产的产品都达到了130件，有些人甚至达到了150件。

　　这个实验说明，考核标准的制定是大有学问的。要想制定出有效的考核标准，就必须掌握以下几点：

　　1．标准必须具体

　　标准是考核中用来衡量员工的尺度，它表示员工完成工作任务时需要达到的状况。因此，标准必须具体明确，不能让人感到模棱两可。

　　对于那些可以直接用数字来表示成果的工作，比较容易理解。例如，对销售员的考核标准，就可以这样规定：每月销售额达到10万元，属于“优秀”；5～10万元，属于“合格”；5万元以下，属于“不合格”。

　　但是，对于不直接生产产品的工作，考核标准应当怎样做到具体呢？一些领导者就感到迷惑了。

　　我们来看这样一个例子。某家公司对其人力资源部招聘主管的考核标准是这么规定的：

　　（1）得到人力需求的信息后，能够迅速招收到合格的人员。

　　（2）员工的招募成本比较低。

　　（3）求职信能立即予以答复。

　　……

　　这样的标准就是不具体的：“能够迅速招收到合格的人员”到底什么是迅速，一个月，两个月，还是一个星期，两个星期……这和没有标准又有什么区别呢？

　　“招募成本比较低”怎么才算低呢？比登广告的费用少算低，还是比给职业介绍所的费用少算低……这不能让人有一个清楚的答案。

　　立即答复求职信，也存在这样的问题。那么招聘主管的考核标准应怎么规定才是具体的呢？

　　应该这样来规定：

　　（1）得到人力需求的信息后，3周内招收到合格的人员。

　　（2）员工的招募成本，应比通过职业介绍所寻找的费用低。

　　（3）求职信应在两个工作日内予以答复。

　　……

　　2．标准应该“适度”

　　所谓“适度”，简单地说，就是制定的标准既不能过高，也不能过低。再形象一点说，就是“跳一跳便可以摘到树上的桃子”。

　　标准制定得过低，员工不费吹灰之力就能够达到，这样考核就失去了意义；标准过高，员工无论怎样努力都不能达到，他们就会产生“破罐破摔”的想法反正也达不到要求，干脆不干了，这样还不如不制定标准。

　　只有那些经过一定的努力可以达到的标准，才能对员工产生激励作用。

　　美国某家著名的个人电脑经销公司的总经理就经常制定一些富有挑战性的标准，来激发员工的工作热情。他曾经和一位女业务员打赌：如果她连续几个月都创下销售收入60万美元的业绩，就将赢得一部宝马新车。于是这位女业务员勤跑生意，不但赢得了这部车，而且创下每个月销售收入100万美元的好成绩。

　　3．标准应当可以改变

　　考核的标准制定出来以后，并不是一成不变的，在必要的时候也可以略加改动。

　　某电器销售公司给员工规定的标准是每月销售100台电视机，才能拿到当月的奖金。在春节过后的一个月，由于居民的购买力下降，员工无论怎样努力都完不成指标，可是经理根本不理会这些，依然扣发了他们的奖金。这一下，员工可就不满意了，“电视销售不动又不是我们的错，本来就是销售淡季嘛……”但是，经理依然我行我素，无奈之下，很多员工都辞职去了别处，公司的业务发展因此受到了巨大的冲击。

　　外界环境发生了重大的变化，考核标准应该随之改变，这才是明智之举。像上述这家公司，完全可以在淡季时降低销售标准，例如规定每月销售60台就可以领取奖金；在旺季时再提高标准，比如每月销售150台才算达到要求。

　　4．标准应当有时间限制

　　这一条主要是针对业绩考核来说的。

　　例如，“每天生产10件产品”、“每月销售20万元”……这里的“每天”、“每月”都是时间限制。可以想像，如果没有时间上的限制，那么标准还有什么意义呢？例如，“生产100件产品就可以领取到奖金”，你一天就生产了100件产品，而我却用了10天，难道说我们都一样达到了标准？当然不是。

　　5．制定标准的具体步骤

　　考核标准的制定，应遵循以下