纾恕�
能高效地整理繁杂业务，你绞尽脑汁，设计出一位得力助手——“信息检索 秘书”，它使你在工作时能迅速获得你所需要的信息。
5。工作信息检索化的方法
当你 26 岁时即成立一家公司，独当一面。在此之前也许你常想：如果自 己是老板，该如何管理员工呢？跟当时的生意人比起来，你的确花了很多时
间在研究如何有效管理员工上。你将每一位职员的工作范围划分清楚，使其 各司其职，这样才能确实督察每个人的工作成效。依据工作内容而整理设计
出的“信息检索秘书”，是一种“完成中”的信息大全，内容包括电话处理、 文具采购、客户资料整理、职员出差程序等，分门别类之后，便可以迅速地
完成工作的每一步骤，而达到“缩短检索时间”的目的。
开始设计“信息检索秘书”时，千万不要存有“大功告成”的想法，因 为在制作时必定会出现一些问题。为了解决这些问题，使其尽善尽美，只有
一边实行、一边改进，才能日益进步。在实际工作中，常会出现突发事件， 而这种情况是“信息检索秘书”无法处理的。对于这类事情，职员也常产生
差错。处理偶发事件的成功与否，如果能在事后加以研讨和改进，必能完善
“信息检索秘书”的功能。不断地增加“信息检索秘书”的功能，并视其为 每位职员的责任，虽然汇集而成的实践资料也许并不丰厚，但却是宝贵的经
验之谈。如此才能促使公司业务蒸蒸日上。现有的“信息检索秘书”，都以 公司有关业务的处理为范围。但如果懂得其用法，对于处理其它事情，必定 是相当实用的。
由于业务繁忙，需要一位秘书分担工作，你才设计出这样一位“信息检 索秘书”，虽然它不是“人”，却和其它公司的秘书一样，具有高度的工作
效率。即使再复杂的工作，如果依据“信息检索秘书”的步骤进行，就必定
能顺利完成。例如，为了文件的处理或申报，须往返于政府机关。这些文件 都有固定的办理程序和办法，由于漫不经心，以致每次办理时都是迷迷糊糊
的，浪费了不少精力和时间。如果能把处理这类事情的程序纳入信息检索内， 就会发现，办起事来不仅顺利和快速，更能节省许多精力和时间。
“如果能事先多了解文件表格的处理步骤，不是很好吗？”、“任何时 间前往市府办事处都可以吗？”、“途中经过哪些地方呢？”诸如此类的办
事资料，便可汇集而成“工作信息检索”。起初，“工作信息检索”的资料 一定很少，经过经验的累积，资料才逐渐增加。错误往往也是充实工作信息
检索内容的重要来源。这一点和你的“信息检索秘书”完全相同。
6。信息收集以“完成目的”为出发点
“信息检索秘书”是根据实际需要设计的。在收集各类信息时，要有严 谨认真的态度。信息收集也要讲求“轻重缓急”，没有完成目的的意识，收
集的信息就不具有任何意义。有一位男人，远从长春来拜访名作家 K 氏，其 目的是希望 K 氏能对他的资料整理方法给予一些忠告。他带来很多卡片、剪
贴本、归档资料等，并把他个人的方法做了详细地说明。从他的说明中，可 以看出他对于自己的整理方法已经很满意，令人感到他根本不需要任何忠 告。K
氏听完了他的话后，心想：这项设计成果，一定花费了不少时间。就 问他：“你每天花多少时间整理资料？”他立刻回答：“从早到晚。”接着
又说：“由于阅读的范围日益广泛，令自己感兴趣的事物愈来愈多，最后我 实在舍不得减少整理资料的时间，以致于整天都在忙这个！”
也许他认为自己所设计的这套方法仍有缺陷，就来听取 K 氏的忠告。K 氏对他说：“你不妨腾出一个月，停止所有的资料整理，安安静静、仔仔细
细地想想，什么才是自己最喜爱的信息，再去实行这套整理法则，你认为如 何？”假如你是 K 氏，对这位长春男子，也会做相同的建议。信息是为了使
用才收集的；是根据自己所需而做的有关收集工作。例如：假如你担任律师、 会计师，或翻译等职务。你对有关法律、税务及外语方面的信息兴趣必然十
分浓厚，也渴望追求新知，以加强这类知识。为了完成“自我需求”的目的，
“什么是我需要的”，这正是收集信息的首要工作，即所谓的“目的意识”。 更重要的是，在收集资料时，如果碰到难以割舍的信息，正是“目的意识”
须坚持到底的时刻。如果不能确认信息整理法是“目的意识”的手段，就会 像长春男子一样，不知以“目的”为收集标准，竭尽全力整理资料，追求“方
法论”；虽然收集到完善的资料，却无法一一派上用场。在浩瀚的知识海洋 里，如果不以自己的需求来收集信息，就会像一艘超载航行的船，船沉人亡
是在劫难逃的了。
7。信息收集的标准
“宁短毋缺”的收集方法能使你获得一大堆的资料。但是，这是相当不 明智的方法。为什么呢？这种像脱缰的野马似地收集信息，光整理就得花费
很长的时间，别说“使用”了。“请勿不停地储存信息，断然决定资料的取 舍，更是一种智慧。”相信很多经验丰富的人都会强调这项原则。取舍的标
准是一门大学问。收集信息时，“取舍标准”是一件十分困难的事，往往会 在收集信息时造成心理障碍。所以建议管理者不要实行“取舍标准”，而实
行“采用标准”。一般人都有“获得容易丢弃难”的心理障碍，实行“采用 标准”，就更能符合一般人的心理状态。不过，“采用标准”的重点，并非
一开始就使用，而是资料收集到某一程度后，再根据“为何这样做”而实行
“采用标准”，这时资料收集就具有实用性了。 信息收集和整理，都以“自我目的”为前提。每隔一段时间，就得做这
种“目的意识”的分类，然后再以“采用标准”整理所需的资料，如此绝不 会产生资料取舍的困扰。完成资料的收集，由于取舍标准不一，不能及时利
用“采用标准”，这只是具有收集意识，尚称不上有效率地整理资料。
8。资料取舍要速战速决 对于报刊杂志和书籍等资料的采用，必须明确地决定取舍。其原则是：
对于报刊杂志，凡与收集目的无关的信息，以及和剪贴分类内容不符合的部 分，都应该断然丢舍，千万不要存有“留着再作打算”的念头，应以“速战
速决”的方式做出取舍的决定。即使在慎重考虑下所留存的报刊杂志资料， 很快便会收集成一堆。经过一段时间后，整理资料往往成了很棘手的工作，
最后干脆把辛苦留存的一大堆资料，看也不看地全部丢掉。早知如此，当初 就不要费神收集了，也不用费力丢弃。如果能有此认识，也算是收集资料的 一项重要观念。
如果买一本书，完全是根据需求而选择，买来之后当然不会轻易丢弃。 但是多费神在书上重要的位置上做记号，在需要时便能立刻派上用场。可是，
有可能在一本书中只有那么少许的内容是你所需要的，也可能就因这一点点 的需要而买下这本书。但无论购买与否，重要的是把需要的部分保留下来，
其它的就可以弃置一旁。
有关信息整理的书籍常这样写着：“收集资料要限定期限，在这段期限 中没有用的资料，就可以丢掉了。”不少人赞同这种做法。事实上，无论期
限长短，如果只是储存，其数量必定愈来愈多，相对地，惰性也因期限延长 而愈来愈重，导致不能有效地整理资料。因为这些缺陷，对于信息“取舍”
的决定，更要“速战速决”。不知丢舍不适用的资料，反而紧紧抱住各种资 料不放，这是资料收集和整理工作最忌讳的。对于这种建议，也许有人会问：
“断然割舍固然正确，但是稍后又有所需要时，又该怎么办呢？”管理者应 该还记得，速战速决策略是针对报刊杂志等刊物的。即使擦肩而过，往后仍
可找到这些刊物，这一点是不用担心的。重点在于是否所有图书馆内的期刊 室都可找到过期的报纸？图书馆、出版公司，一定都存有过期的杂志，所以
大可不必担心资料的丢失；另一项重点是必须拥有过期报纸或杂志的简单目 录，留待查阅时作为“检索”的来源。
除了以“采用标准”作为收集资料的标准外，对于所要的资料，在剪报 时应注明报纸名称、日期；杂志方面则应写下杂志名称、篇名、出版期号，
以及划下重点等，为未来“检索”工作奠定良好的基础。
信息整理的特征
信息有如生物，随时随地衍生和扩大；尤其对现代人来说，信息的无边， 就如巨大的海洋。管理者每天拿到的早、晚报，加起来的字数那么多；坐在
汽车里看到的是广告；公司里公文、电话、商业资料如潮水般流过双手；休 息时看到听到的尽是书本、杂志、电视节目、广播录像带？？连一本新的电
脑手册都是信息家族的一员。这些数之不尽的资料似乎足以将人淹没，但实 际上，一直认为与工作无关的资料大都能可以过眼即丢，想要在信息社会里
过健康生活，除了大胆取舍外实无他法。
唯一担心的问题，是如何整理自己苦心收集来的实用资料。只要用心收
集资料，光是报纸、杂志就成箩成筐，再加上其它媒体，更是不可胜数。资 料到手未必是难事，但如何整理、活用这些资料却让人大伤脑筋。“资料整
理术”是利用一种手段处理资料，不让你重复地把小山似的资料搬回家，然 后望着发呆，最后丢进垃圾筒，于是，觉得你是一个傻瓜。相信很多人都有
这种倾向，常许下承诺，狂热地要求自己把能收集到的资料都放在手旁，其 结果是毫无能力去处理，全变成废纸丢进垃圾筒，许多上班族都有这种经验。
对于这种状态，可称其为“资料肾亏”。在中国传统中医学里，习惯地把因 房事过度而造成身体虚弱的症状称为“肾亏”；而“资料肾亏”是指资料过
多过滥，使人们的头脑和神经疲惫不堪。即许多人在没有确定目标和意识不 清的情况下，就大量收集资料，或者收集到的资料重复的太多，以致收集者
无法理解收集资料的含义，造成大脑神智不清，出现不健康的状态。
不管是何等重要的资料，如果仅保持刚拿到手的形式，一定会因表现方 式和媒体的不同，而无法归纳和应用。未经整理的资料是无法提高工作效率 的。
1。工作效率化 许多人在初尝资料整理术的甜头时，不禁喜上眉梢，而这种快感逐渐使
很多人将资料整理视为嗜好而乐此不疲。当然人人有不同的嗜好，但是不能 错将嗜好当工作，否则很容易又回到浪费精力和无意义的原点上。
有很多人无限制地剪报、贴报、建档，这完全是嗜好。对工作来说，资 料整理只要能够做到需要时就能找到必要的资料就行。也许你觉得，如果费
时费钱去剪存一些不必要的报纸，还不如去做些对自己生活更有建设性的 事。资料整理并不是信息工作的目的。它是整理各种不同规格的第一手资料，
然后加以运用在工作上，以发挥整体的功能；资料整理的最终目的是“工作”， 而不是“整理”。所以管理者一定要在收集来的资料中，找出一些法则，以
此为武器，或创造畅销产品，或找到更有利的商机。创造利益绝对是信息工 作的最终目的。
工作和资料之间存在着密不可分的联系。过去总认为“资料工作”是大 众传播工作者的特殊工作，但现代社会都是以资料为中心而运转，没有任何
人能公然宣称他的工作和信息全然无关。因此，信息工作的哲学和技术就成 了这个时代社会人的基本素养。
要保持工作愉快的条件之一就是工作效率化，至少资料整理要能发挥清 晰思路的功能。这才是信息整理工作的意义。
2。整理和保管 资料整理可分为“整理”和“保管”两部分。“资料整理”是通过归档、
剪报和索引等方法，来从事“整理保管技术”。不过这种整理保管技术大都 是善后的工作。通过处理，使以后有必要时能迅速方便地获得必要资料。这
个技术虽然重要，但更重要的却是如何将汇集到的资料加以活用。市面上有 很多关于“资料整理”的书籍，但却过分强调整理保管的技术，容易失之偏
颇。因此，兼顾活用资料和取用时迅速便利的资料整理术，可以说是资料整 理和保管工作的两大动力。
不过保存资料并不是一件轻松的事，即使投入很大的热情，也不能马上 立竿见影。常花费许多时间和精力整理好的资料，经过一段时间后，总会有
“更需要你注意”的工作分散你的注意力。结果堆积如山的资料再度侵占书 桌，光要找一份需要的报纸，就得花费很多的时间。要简化这段工作的话，
必须在收集资料和活用信息时，已系统化地处理完了存在的问题。因此，资 料整理的第一步，就是要设定连续作业的方式，让资料系统化。
信息整理的技术
在追求信息整理技术完善的过程中，管理者脑中常会留下不愉快的感 觉，这会影响工作的进度。这些感觉包括被丢掉的资料是不是真的不需要？
明明记得一些有用的资料，但临到用时却记不起来、说不出口？？。它容易 使思考混乱、使工作出错，以致浪费时间，更严重的是增加工作的成本。因
此，理想的资料整理方法，能让人保持平静、愉快的心情，并有效率地进行 工作，即要符合“资料生理”。
1。资料生理学 任何人在工作时，大脑都在运转，大脑工作的状况就是它的生理状况；
资料整理的目的就在维持大脑清晰和明朗。为了整理大脑的思考，必须找出 资料生理的规律。可是，人类的思绪总是随机而片断的，并没有系统化的管
理，尤其是在令人意外的时刻经常产生新构想，紧接着又忘记。这些新构想 未必马上可用，但如果能使用一套方法加以利用，很可能整理出一套完整的 计划。
要把