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根据需要创建文件夹或者活页夹
一个简单而容易操作的一般性参考资料归档系统放在身边，不仅对于管理一般性工作流程来说很重要，而且对于方案策划来说也同样能有非常重要的作用。通常情况下，正是由于一些相关的数据、备忘录和资料的触动，某些方案才找到方向，也正是出于这个原因，一旦你掌握了有关某一个主题的一些信息，你就希望立刻建立起一个相关的文件夹。如果你的归档系统过于正规（或者不存在），肯定会错过许多机会，你以你完全可以在早期阶段确定工作的焦点。会议上某一话题刚浮出水面，你带着该议题的备忘录回来后，马上动手建立一个文件夹，把资料全部放进去（当然，是在你搜罗到具体的行动方案后）。
有许多次，在培训客户时，我发现当他们仅仅创建了某个主题文件夹，并放入可以搜集到的备忘录和其他具有潜在价值的相关资料后，就可以大大地提高他们对事物的控制力。
如果你对笔记本或者计划手册情有独钟的话，一定要存储足够的备用纸张，这样每当一个主题或者议题出现时，你就可以马上为它配备上一页。某些计划日后也许必须由加注的小标签来统领这一部分的内容，甚至会占据一个完整的记事簿，对于它们来说，起步的方法有所不同。然而你大部分的工作也就仅仅需要一两页，保存需要跟踪的几个想法即可。
如果缺乏一个良好的系统来存储你的坏主意的话，恐怕你的那些好主意也会无家可归。
软件工具
从某种意义上来说，软件是人们在挖掘优秀的“工作管理”工具时将要探寻的黑洞。对于大多数人需要处理的98％的事务来说，那些专门为工作管理而设计的软件过于烦琐了，人们必须付出大量的精力才能使之真正运转起来。因此，它们只适合那些在工作中确实存在这种需要的少数专业人士。而对于大多数人来说，偶尔随意地用一下这些软件反而更自由。就像我前面提到过的一样，我从未见过任何两个在细节分析和管理安排方面需要花费同等气力的工作。因此，要想设计出一种能够满足大多数情况的要求的应用软件是非常困难的。
数字式的概要
当你希望整理一下有关某项工作而产生的想法时，可以选择任何一种包含等级划分功能的简单明了的应用软件。我过去用Symantec公司的Grandview软件，而现在我一般用Word来处理这类工作计划。
概括式应用软件的优势在于，它完全可以按照你的需要变得复杂或者简单。目前市场上大量的软件程序都可以提供这类基本级别分类的功能。关键在于找到一种使你感觉良好的软件，然后迅速地掌握它的功能。直到不再为如何操作这个程序烦恼时，你才可能摆脱那种启动电脑时常常出现的抵触情绪。
事实上，存储这类思维的地点不重要，只要它简单易行，便于输入和回顾信息就行了。
集思广益的应用软件
人们已经专门开发出几种应用软件来简化开动脑筋的过程。“灵感”（Inspiration）就是其中之一，它是以托尼的心智理论为依据的。这个软件的确显示出一些极具价值的特点，但对于我自己来说，我通常用纸和笔来应付这种快速且非正式的思考过程。
很大程度上，我们并不需要详细记录下来思维过程中的每个细节，但我可以从这个自然状态的过程中推导出结论。那些陈旧老套的工具像电子白板和电子手写工具，最终恐怕都无法满足制造商的初衷。我们不需要像保存由创造性思维所引发出的内容那样，一丝不茍地保存每一个思考过程。收集、加工处理和安排组织这几个步骤要求迥异，而完成它们的工具也有所区别，你完全可以把一些想法丢给文字处理软件来解决。
工作策划型应用软件
我在前面提到过，大多数策划型应用软件对于我需要进行思考计划的活动来说，过于严谨和精确了。多年以来，我看到人们不断地尝试这些程序，接着又一个一个地放弃掉了。当这些程序获得令人满意的效果时，往往是由于它是为了达到某一家公司或者产业的具体要求而量身订做的。
我期待在未来的几年里，能够看到人们着眼于思维和计划的自然模式，开发出一些结构要求比较宽松、功能更强大的应用程序。在那一时刻至来之前，最好还是坚持选用一种简单好用的工具吧。
附加的电子备忘录
如果你正在使用一种数字式的计划工具，那么，你需要获得的大多数信息完全都可以令人满意地存储于一个附加的备忘录区域中。如果你把计划本身列为清单中的一项内容或者outlook中的一个任务，那你可以打开附属的“备忘录”部分，记录下有关这个工作的一些想法以及进一步的分析。但你必须保证经常浏览这个附加部分，使它发挥应用的作用。
在我的生活圈子中，我将如何应用所有的手段呢？
就像你的“下一步行动”清单需要不断地进行内容更新一样，你的“工作”清单也应该如此。要保证做到这一点，你应该抽出一段比较完整的时间，1~3小时比较理想，尽可能地对付每一项工作的“纵向”思维活动。
立刻动手，越快越好，投入到那些令你兴致勃勃的计划中，开动脑筋、收集和组织相关的资料，采用当前最合适的工具。
准备行动，创造条件，对工作进行一些创造性的思考。然后，你就把大多数人远远地抛在后面了。
关注每一项工作，一次只对付一件，自上而下。当你这样做时，可以扪心自问：“我希望了解这项工作的哪些情况呢？是保存下来呢？还是记在心里？”
也许你仅仅希望在一张纸片上记录一些想法，建立起一个卷宗，然后把纸片扔进去；也许你心血来潮想出了一些简单的标题，并标上序列号，接着把它视为一个备忘录，放入你的计划工具软件中；或者你可以创建一个word文档，然后开始逐条进行概括。
关键在于接受并适应你所产生的想法以及对这个想法的应用。要逐渐培养一种习惯：抢先一步把精力积极地投入到预期结果和悬而未决的问题当中去，而不是要等到迫不得已时才行动。
让我们把超前的焦虑变成超前的思考和策划
——温斯顿丘吉尔
第11章
窍门1：养成收集和自省的习惯
这些看似简单的方法和模式，实际上蕴含了十分丰富的内容。它们提供了一套系统的方法，使你的头脑摆脱杂事的困扰，确保你在工作中达到高水准的效果。这本身就已经成为实施这些做法的充足一理由了。
然而，这些正在发挥作用的基本原则中还有更深远的意义。在下面的3个章节中，我将介绍一下在我运用这些窍门的过程中所体会到的神奇功效。它们将对你个人产生非常重要的影响，它们对大公司的企业文化也产生了积极的促进作用。
当与你交往的人注意到，在和你进行交流和合作时，你在接收信息、组织处理以及管理的各个方面都做到无懈可击，自然而然地，他们开始渐渐信任你。而这就是掌握“占位符”后获得的惊人成果，它可以捕捉到你生活圈子中所有一切不完善的事物或者未经处理的事情。它将显著地提高你的心理健康程度，大大增强你的人际关系的质量，无论是在个人生活方面，还是在工作方面。
个人收益
在收集信息和下载资料的时候，你会有什么样的感受呢？大多数人说，感觉糟透了，但与此同时又感觉好极了，这是怎么一回事呢？
当我要求参加研讨会的人描述一下他们在收集过程中的某个阶段的感受时，我常常会听到这样的描述性词汇，如：“难以招架”、“惊慌不安”、“情绪低落”、“疲惫不堪”以及“令人反感”。想一想，在一堆的资料中你是不是已经拖延了对某些事情的处理呢？如果有，你自然会对此产生一种内疚感：“我其实可以，早就应该，必须（在此之前）搞定这件事的。”
与此同时，你是否又感受到一种如释重负和具有控制力的感觉呢？的确，大多数人的回答是肯定的。这又是怎么样产生的呢？当你选择了完全相同的一种训练时，随之出现的竟然是完全相反的感觉，焦虑和解脱，难以招架和控制良好几乎同时存在。这到底是怎么一回事呢？
当你认识到了一切消极情绪产生的源泉之后，你就会像我从前那样，发现摆脱它们的方法。而且如果你能够从收集资料的过程中体验到积极的反应，你自己就会开始铲除消极因素了。
产生消极情绪的来源
这种不良的情绪来源在哪呢？是因为承受了太多任务吗？不是，人们总是有太多的事情要处理。如果你感觉不佳仅仅是由于事务繁多的超过了你的接受的限度，那么恐怕你永远也无法摆脱这种感觉了。因此，事情过多并非是引发消极情绪的根源，这种情绪来自于别处。
当某人单方面撕毁了与签订的协议时，你会怎么样想呢？他们告诉你星期四下午4点与你见面，而当约定的时间到了，他们即没有出现，也没有打一个电话，这是一种什么样的感觉呢？我想必定是沮丧和失望吧。当人们在生活中食言毁约时，他们为之付出的代价就是人际关系中的信任感的瓦解，一种绝对负面的影响。
然而，你的工作篮中的情形又是怎么样的呢？里面装的都是你同自己签订的协议。消极情绪都是你违反这些协议所产生的直接后果，它们是自我信任感丧失时的症状。如果你告诉自己要起草一份战略计划，当你未能完成时，你一定感到十分沮丧。你下定决心多抽出些时间来陪你的孩子，却没能实现，那随之而来的自然就是焦虑、内疚的感觉。告诉自己赶快开始组织管理吧！如果做不到，那么就请品尝内疚和失败的滋味吧。
焦虑和内疚并不是因为承担太多的工作而造成的，这是由于你撕毁了同自己签订的协议而导致后果。
应该如何防止撕毁同自己签订的协议呢？
如果你的消极情绪来自于毁约，那有3种方法来对付这种局面，消除负面影响：
1、不签订协议
2、完成协议
3、重新协商协议
所有这些方法都有助于摆脱不良的情绪。
不签订协议
面对一大堆积压已久的陈旧资料，你决定不再理睬它们，只要把它们扔到垃圾桶就行了。恐怕这时你的心头会感觉到一阵的轻松。因此，对付生活中未尽事宜的一方法就是干脆的说“不”！
只要你降低自己的标准，便会立刻感到心情舒畅起来。如果你在一定程度上对当前的事情并非十分关注——对子女的培养教育、学校的教学制度、团队的精神面貌、软件的代码，那你需要处理的事情就相应地大大减少了。
但你是否真的打算降低的的标准呢，对此我表示怀疑。然而，一旦你正确理解了它的含义，也许你就会减少你所达成的协议的数量。我自己就是这样做的。过去我制定了大量的协议，仅仅是为了赢得别人的赞赏。直到我后期因为无法履行协议而付出代价后，才增强了对协议的认识。我培训的一位保险公司的经理人这样描述他从实施本系统而获得的益处：“从前，我只会告诉每一个人，’OK我会处理这件的事’，因为我并不清楚我到底需要做多少事情。而现在我有一个一目了然的、毫无遗漏的工作清单。为了维护我的信誉，我不得不说‘哦，不行，我做不到，很抱歉’。令人惊讶的是，我并没有因为我的拒绝而被人厌恶，相反，所有人都被我的严格的自律所打动！”
坚持保持一分工作目标的目录，可以让你更加轻松地并理直气壮地说“不”
一位个人培训业的企业家最近告诉我，通过创建一个工作清单，他消除了生活中大量的焦虑和压力。把一切分散注意力的事情全部放进了工作篮。这一习惯让你有机会重新考虑那些真正关注的行动。如果他不打算把某一备忘录放入篮中，那就干脆直接扔掉。
我认为这种思维方式非常成熟。整个方法最为重要的一点就是，当你真正捕捉和追踪头脑中的事务时，对于那些你并不是真心地希望完成的工作，你往往会有抵触心理，如果对必须完成的工作不了解，就会糊里糊涂，就像你有一张信用卡却不知道它的余额和限额，这是很不负责任的。
完成协议
当然，根除消极情绪的另一种途径就是完成这项工作，然后标上“已经完成”。只要你最终可以获得完成工作后的那种成就感，你当然就愿意去做了。我相信，在生活中，当那些花不了2分钟就可做完的事情刚冒头时，你就可以印证这种心理上的收益。我的大多数客户在仅仅花了几个小时处理他们堆积如山的事务后，就异常的兴奋。因为运用2分钟原则居然做完了这么多的事情。
一个原本轻松快乐的周末很可能被积累下来的各种杂事所占据。同样的，当你捕捉到所有的“开关回路”，并能随时在清单中看到它们，你的大脑中的某一个部分就会受到启发（或感觉到厌恶或感觉到威胁），尽快地把它们从清单一一踢出去。
我们似乎都渴望获得成功。为了满足这一愿望，给你自己安排一些能够轻松启动和完成的工作是一个绝妙的方法。
你是否曾经完成了某些原本未能列入工作清单的事情？你把它记录下来，完成后又勾掉了。这时，你就会明白我的意思了。
然而这里还存在一个问题。工作清单和堆积的资料全部成功地处理掉之后，将体验到什么感觉呢？你可能欣喜若狂。当然了，在3天的时间内，猜一下你又将获得什么？对了，另一个工作清单，而且可能包含更加庞大复杂的内容！完成了所有的任务让你感觉良好、干劲十足。很有可能，你将承担一些更加重要更富挑战性的工作。
当你了解这些协议的内容时，完成起来就变得轻而易举了。
不仅如此，你认为你的老板在注意到你出色的�