囊恢秩⑻灏姹荆市肀Ａ裟阆Ｍ⒁饧亲〉亩鳎皇窍衷冢墙础Ｋ梢猿晌桓黾烁咝У墓ぞ撸媚憬⑵鹱约旱挠实菹低常胺⑺汀毙畔⒏阕约海⒃谖蠢茨掣鲋付ǖ氖奔浣邮盏礁眯畔ⅰ�
近年来，我自己一直在使用备忘录文件夹，如果没有它，那真是难以想像。从本质上讲，备忘录就是非常简单的文件夹系统，允许你安排好书面资料和其它具体形式的提示物，以便它们在日后你希望参阅这些资料的某一天，能够“自动”地出现在你的工作篮中。
如果你有一个秘书或者助手，你至少可以把一部分工作委托给他去做，假设他也同样建造了一个类似的管理系统。典型的例子有：
“在我开会的那天早上，把这个议事日程交给我。”
“既然星期三的会议上才会用到这个，那么，星期一时再把它交给我让我考虑一下。”
“在去香港前两周时，提醒我一下，我们来安排一下具体细节。”
接下来，在这一周的每一天中，那一天的专用文件夹都会被取出来查阅。只要合适，你可以差遣其他人尽可能多地处理一些事务。我建议，如果你可以使其纳入你的生活轨迹，你一定要坚持保留一个自己专用的备忘文件夹。这个文件夹可以发挥许多的功能，至少你可能希望在助手的责任范围之外，亲自出马来处理一些情况。我利用我自己的备忘录文件夹来管理我旅行时的车票以及确认的信息：一些局面形式的旅行指南、议事日程和地图；从邮件中收取的提示信息；各类导购信息，诸如此类。
概要：你每天仅需花费1秒钟的时间，就可以让备忘录文件夹运转起来。而你从中获取的成就将远远大于个人的投入。
建立一个备忘录文件夹
你需要准备43个文件夹：31天每天一个，注明从“1”到“31”的序列号，另外的12个上面写上一年中12月的名称。把每天使用的文件夹放置在前面，最前端放的那个应该标明第二天的日期（如果今天是10月5号，那第一个文件的编码应该是“6”）。随后的每日文件夹代表着本月中剩余的日子。在“31”号文件夹后紧跟着下一月的月份级别文件夹。再往后，是编号“1”至“5”的每日工作文件夹。接着是剩余的月级文件夹（12月至1月）。每天，把第二天的文件中的内容放入工作篮中后，再把这个已经的文件夹排列到后面，重新归档（在那时，它赌注是11月6日，而不是10月6日）。按照同样的方法，当下一个月的文件夹排到最前端时，（在10月31日你清空每日文件夹后，坚接着看到的就是“11月”文件夹，而所有的每日文件夹按照“1”至“31”的顺序紧随其后）把它清空，再次排在那些月级文件夹的尾部，它将代表着新一年的11月份。这是一个“永恒不变”的文件夹，也就是说，在任何给定的时间，它都保存着今后31天和12个月的文件夹。（用PDA的话，一个calandar软件就搞定，不用弄的这么复杂，但对某些情况不适用）对于你的备忘录系统而言，采用文件夹的最大好处是，它们允许你存储货真价实的文件资料（在某个日期你需要填写的表格，需要回顾的备忘录以及必须落实行动的电话留言）。
为了促使这个系统正常运转，你必须做到每日更新。如果你忘记清空每日文件夹，你就不会再依赖这个系统来处理重要的资料，而不得不寻找其它途径来管理你的事务。如果你即将离开这个城市（或者在周末无法查看这些文件夹），那你必须在离开之前确保你将核查在你离开那段时间内的文件夹。
核查清单：富于创造性的提示信息
在个人管理系统中，最后一个值得注意的话题是，关注和补充你的核查清单，这里包含了构成各项工作、事件、价值、兴趣和责任的潜在成份。
通常情况下，在团队或者公司内部进行一次圆满的咨询，将会产生最具创造性的备查清单。细致而周到的备查清单也可显示出日后面试新人和培训员工时的一些重点方向。
当我与客户一起清理他们的工作篮，检查他们记在心上挥之不去的其他事情时，经常会遇到这类琐碎的“自我备忘录”：
“定期进行体育锻炼”
“确保每一次培训时，我们都有足够的评估表格。”
“多抽出些时间来陪陪孩子。”
“为部门准备更多的计划”
面对你内心这些含糊不清的承诺和兴趣，你应该怎么办呢？
首先，理清那些内心深处的计划和行动
对于大多数这类“资料”而言，某一计划和行动仍然需要我们的明确定义。对于许多人来说，完全可以把“定期参加体育锻炼”转化为“建立定期运动的计划（工作）”；和“给萨莉打个电话问一下私人教练的情况。（实际行动）”。在这种情况下，内在的计划和行动仍然需要进一步的细分以纳入个人管理体系。
然而，还存在一些情况，它们并不完全符合这一范畴。
规划工作和责任范畴内的关键性区域
像“保持良好的身体状况”这类计划也许仍然需要编制成某种清单概要，以便于定期回顾和检查。任何时候，在你的大脑中，都有多个层面的结果和标准在起作用。如果能够掌握这些情况，总不失为一个好主意吧。
我在前面曾经建议过，你的“工作”至少可以定义为6个级别，每一级别都应该拥有专门的确认手段和评估方法。对你所承担的重要工作和责任来说。每一级别分别拥有的完整而详细的目录便成为了一个了不起的备忘清单。它可包括
“事业上的目标”
“服务”
“家庭”
“人会关系”
“社区团体”
“健康和精力”
“财政资源”
“创造性的表达手段”
然而，沿着这个级别逐步下行，你也许希望，在工作范畴之内，针对你的责任范围、员工、价值标准等一切关键领域都存在一些提示信息。这类清单可能以下几点：
“团队士气”
“工作流程”
“时间进程”
“人员问题”
“工作量”
“交流沟通”
反过来，所有这些条目全都可以纳入到你个人管理系统的清单中去。根据需要给你提个醒，以保证你的航船能沿着正确的方向平稳的前进。
情况越是异常，控制力越应该加强
我们核对清单和进行外部控制的，与我们对责任范畴的熟悉程序相关。如果你坚持做某一事情已经相当长的时间。而且没有外部压力迫使你进行某种改变，这时，恐怕你只需要施加最小程度的管理措施，就能够保证以平稳的速度向前进。你知道什么时候事情一定会发生，以及如何促使它们的发生，你目前的系统状况良好。尽管事情往往并非如此。
许多时候，你需要某种形式的核查清单来帮助你抓住工作的重点，直到你对情况熟悉起来。比如，如果你公司的CEO突然失踪，你不得不立即填补他的空缺，你就需要立刻过目一些资料，以掌握这项工作最为紧迫的方方面面。如果你刚刚接受了一个新职位的任命，其中的一些新的责任对你来说相当的陌生，那你一定希望拥有一个控制和管理的动作模式，哪怕只是在最初的几个月也好。
曾经有很多次，我需要暂时开列一张清单，上面写着我不得不处理的一些起任务，直到一切理顺。比如，当我和妻子决定为我们经营多年的生意创造一个全新的经营模式时，我承担了一些前所末有的职责，如财会、电脑操作和维护、市场营销、法律事务和管理。几个月来，我必须坚持认真地把这些责任范围内的核查清单经常摆在面前，填补所有的空白，尽最大努力经营好这一过渡时期。当生意在某种程度上稳定下来以后，我就不再需要这个核查清单了。
核查清单功效显著，它使你明白哪些情况不用担心。
各级核查清单
大胆地创建各种形式的核查清单。可能性是无穷的。从“生活的核心价值”到“旅游的有关事宜”。列出清单，特别是当它们出现在你的眼前时，这种方法是你生活中可以实施的最强有力的、同时也是最简单明了的途径。
为了让你的思维迸出火花，下面是我所见到过的并已经采用多年一个核查清单：
“个人主张（如有关价值观的个人陈述）”
“工作责任范畴”
“旅行核查清单”
“每周回顾”
“培训计划的组成要素”（当推出某项计划时，一切需要处理的情况，从前期到后期）
“客户”
“会议核查清单”（当准备召开一个会议时，需要筹备的所有的事情）
“焦点区域”（生活中的重要角色和责任）
“我生活/工作中的关键性人物”（定期评估人际关系，以推动事态的发展，捕捉新的机遇）
“管理图表”（需要管理和维持的输出领域和关键性人物）
“个人发展”（应该定期评估的情况以确保个人平衡与发展）
慢慢地习惯于接受各种清单，即要明确，又要持久，并乐于根据要求创建和消除某些内容。合理而恰当地运用核查清单，它们可以成为提高工作效率的非常有用的资产。
如果你已经收集到生活和工作中所有的未尽事宜的话，并且已经逐项的进行了处理，明确了它们的价值和需要并采取了适当的行动，，最后还把结果纳入了一个完整的系统（这个系统包括了对当前和“将来某时”的所有工作计划的最新概述，无论事情大小），那么你就已经为从轻松提高工作效率这门艺术进入到了下一步——回顾检查阶段作好了充分的准备。
第8章
检查阶段：回过头看看
整个工作流程管理方法的宗旨并不是让你的大脑偷懒，而是想尽办法增进你的工作品质，提高行动的效率。然而为了获取这份自由，你的大脑必须时刻忙碌着。你必须获得这份承诺：目前实施的行动是你必须这样做的，而你未进行的那些工作，对你来说也无关紧要。遵循一定的规律回顾检查你的管理系统，并使其内容不断地更新，功效正常发挥，这是赢得控制权和支配的权的先决条件。
例如，你手上有一堆电话要打。一旦你的清单并不能包括你所有需要打的电话，你的大脑就不再信任这个系统了，因此，它也不能从低水准的脑力劳动中解脱出来了。结果你的大脑又不得不重新担负起记忆、加工处理和提醒的责任，也就会像以前一样低效率的运转。
所有这一切意味着，你的系统绝不能处于静止不动的状态。为了帮助你作出正确的选择，这个系统必须时时更新，紧跟事态的发展。此外，它还应该从不同的角度针对你的生活与工作进行持续不断并且恰当的评价。
在这一阶段，你需要处理两种主要情况：
1、你需要关注哪部分的内容？什么时候？
2、为了确保整个系统持续运转，解放你的大脑，使之能够从事更高层次的思考和组织管理活动，你需要采取什么行动？多久一次？
一次真正意义上的回顾检查活动，将使你的思维变得主动、新鲜。这类思维可以是精力集中的产物，也可能源于心血来潮。持之以恒地浏览回顾所有行动和工作的清单，也将刺激这种思维的产生。
要看什么？什么时候？
自己的个人管理系统和清单必须包括你希望查阅的行动方案，需要时便可信手拈来。事实上，这只是一些基本常识，但是很少人能够把它做的完美。
当你的手头上有一部电话和一些可以自由支配的时间，这时你应该至少扫一眼那张你需要处理的电话清单。你可以抓住一件最重要的去处理，也可以做到一个事情都不去碰，总之游刃有余。当你正准备去参加与老板或者合伙人的讨论时，花一分钟浏览一下日程上所记录的与他未了的事宜，你会看到自己正在发挥这段时间的最佳功效。当你打算去干洗店取回衣物时，首先快速地检查一下还有没有可以在途中解决的差事。
人们经常问我：“你花多少时间来回顾检查你的系统？”我的回答是：“只要我能够对当前的行动感觉良好就足够了。”在现实生活中，常常是几秒几秒的时间堆积起来的。然而大多数人并没有意识到，从某种意义上来余，我的行动清单就是我的办公室。这如同你的工作台上放着即时贴和电话留言本一样，我的“下一步行动”清单的情况也是这样。假设你已经彻底地完成了收集、加工、组织管理一切事物的步骤，这时你很可能只需要在这里或者那里花上几分钟回顾一下你的系统，搜索每天的提示信息。
只要你保证在适当的时间查阅适当的资料，每天几秒钟也就是回顾检查所需要的全部时间。
首先看一看你的日程表
恐怕，你翻阅最频繁的要数你的工作日历了。你需要确认最为重要而艰巨的工作，并估测一下哪些工作必须搞定。当然，你首先需要了解时间和空间这两大因素。比如，你知道自己从上午8点一直到晚上6点，不得不开上一整天的会，中间只有半小时时间吃午饭。了解了这一情况，你就可以对其他的事情作出必要的安排。
然后看一看你的行动清单
当你检查了所有将受到时间限制的活动，并对它们进行了适当的安排之后，接下来你浏览最多的恐怕要数那些在当前条件下可以实施的行动清单了。例如，如果目前你在办公室中，你就可以看一下你的电话清单、需要计算机处理的工作，以及其他办公室内的事务。但是这并不意味着你将完成清单上所有的内容。你仅仅需要把清单上的工作与其他工作进行比较，确保你的最终选择一定是最佳方案。你应该充满自信：自己并没有遗漏任何重要的事情。
坦白地说，如果你的工作日历清楚明白，那它们将是你管理系统中每隔几天就需要参照的惟一内容。事实上，我已经有许多天没有翻阅任何清单目录了，这是因为在前期阶段，我的日程表早就一清二楚了，我根本不需要再去看清单了。
在适当条件下，