然而，根据人们记录每天工作计划的老习惯，许多人希望把行动放在他们有心情去完成这件事情的那一天的日程安排中，比如星期一。但是到那时，也许情况就会发生变化了，因此这件事又不得不一再地拖延下去了。要抑制住这种种情况。你需要依赖你的日程表，把它视为一块圣域。它界定了你每天所有的责任的严格精确的界限。当你忙碌的时候，这些工作也应该能够一目了然。如果日程表中包括你必须在某一天搞定的工作，事情也就简单多了。
根据具体情况，管理属于“越快越好”的范畴的行动
在过去的许多年中，我发现提示“越快越好”这类行动的最佳途径是提示完成这一行动所必需的具体环境，即要么是工具，要么地点，或者完成该项工作的人。例如，如果这项行动需要使用计算机才能完成，那么，它就应该归入“在电脑旁”清单；如果你的行动要求你开车外出，那么“跑腿”清单将是最恰当的选择；下一步打算与你的合伙人埃米梗娑悦娴靥敢惶福蔷桶阉湃搿鞍Ｃ桌颉鼻宓ブ谢蛘咂渌幸庖宓那宓ブ小�
这些清单在类别上的差异应该决定于：
1、现实中你所需要跟踪的行动的数量；
2、你需要改换完成这些工作所要求的环境的频率。
如果你属于那种不寻常的人，只有25个下一步的行动等待执行，那么一个“下一步行动”清单就足够了。它包括的内容五花八门，从“买钉子”到“和老板谈谈加工资的事”。如果手上有50甚至100件还没解决的事情，而你还把它们保存在一个巨大无比的清单中，这恐怕很难搜索到你需要关注的事情。每当手头上有零星的时间打算解决一些事情时，你大概不得不进行一些浪费时间的再分类工作。如果碰巧在开会时有一个短暂的休息时间，而你希望利用这段时间打几个电话，你就不得不在一批不相关的事件中寻找那些希望打的电话。当你出门去处理一些零碎的的事情时，你大概希望挑出那些需要跑腿的事情，再另外开一张清单。
这一类的管理方法可以促进工作效率的另一个原因是，使你在某一种环境下和状态中集中充分地利用你的精力。当你处于“打电话的工作状态”时，完成许多要打的电话――缩减你的“电话”清单；你启动电脑时，你应该尽快地解决掉一些需要在线时处理的事情，而不必转移到其它活动中去。从某一类行为中脱离出来，再转入另一类节奏和工具都不相同的工作中去，往往会浪费掉很多精力，比大多数人所预见的还要多的多。当一个关键人物坐在你的办公室里，盯着你的时候，你如果能够立刻准备好一切你需要同他讨论的工作，这无疑是一个明智的做法。
有关行动提示信息最常见的分类
以下常见的下一步行动清单的标题对你有帮助：
·电话
·在电脑旁
·跑腿
·在办公室时
·在家时
·议事日程
·阅读/回顾
“电话”
这是一个包括了所有要的电话的清单，只要是手上有一部电话，你就可以一项项地减少它的内容。你越是行踪不定，就越会发现拿着一个包括了所有联络电话的清单是多么有价值；你不在办公地点或者正在旅途中休息的时候，也许你就有一些小小的空闲，这为你提供一个绝好的机会来处理你的电话清单。拥有一个独立的“电话”清单，你就可以比较容易地集中精力选择一个最为恰当的电话拨打了。
我建议你花一些时间，在工作清单的每一项内容旁边注明相关的电话号码。很多时候，如果电话号码一目了然，你很可能就打了这个电话，而如果你还花精力去查电话号码的话，你可能就放弃了。
“在电脑旁”
如果你使用电脑，特别是随身带着笔记本电脑，或者在工作场所配备有一台电脑，同时在家里安排了另一台，此时对所有当计算机运行时才能处理的事情进行分级，将会对你大有帮助。这能使你新眼看到运用电脑可以完成的所有工作，提醒你应该发送哪些电子邮件，应该起草或者编辑哪些文件等。
因为我经常飞行，我甚至保存了一个“在飞机上”的行动清单，并与“在电脑旁”区别开。坐飞机时很难达到许多事情要求的那种办公环境：上网或连上我的服务器。因此我现在可以完全放心地依赖我的“在飞机上”清单，上面没有一项内容要求我必须上网。这样一来，我的大脑就获得了解放，不用像从前那样，对着“在电脑旁”的清单，我就不得不再次盘算，哪些工作可行，哪些不可行。
周密地斟酌在什么地点你能够执行和不能够执行哪些行动，然后相应地对你的各种清单进行组织和管理。
如果只在工作时拥有电脑，你可能不需要一个单独的“在电脑旁”清单。“办公室中的行动”可以覆盖这些内容，因为办公室是你惟一可以办理这些事物的场所。（类似的，如果你仅在家里有一个电脑，又不是笔记本型的，你也可以把电脑类行动归于“在家”清单之中。）
“跑腿”
把所有需要外出时处理的事情归纳到一起，这种方法非常有意义。当你知道自己需要开车外出，要是在路上能够看上一眼这个清单，那就太妙了。像“从保险箱中取出股票证券”，“从设计者那里取回画像”以及“在苗圃购买一个牵牛花“一类的活动都应该纳入这个清单的范畴。
当然，这个清单绝不比你保存在计划手册里的一张即时贴的内容更加详细，也不比你掌上电脑里的“todo”部分中的“跑腿”一栏中的屏幕显示更为复杂。
在个人的“跑腿”项目中建立一些子目录，通常会使你受益匪浅。例如，一旦你需要从五金商店购买某些材料时，很可能你希望在清单中创建一个“五金商店”的条目，然后在此条目下再附加一个子清单，记录你打算在那里购买的具体物品。在运用技术含量低的工具时，你可能在一张即时贴上创建一个“五金商店”的清单，当拥有先进的高科技产品时，如果你使用的是一个电子形式的清单，那你就可以在“五金商店”一项后面附加一个“备忘录”，并在那里输入详细的内容。
由于我穿梭往返于几个大都市，因此我保存着两个“跑腿”清单：“跑腿奥哈伊”（我住的地方）和“跑腿任何地方。”这样即使我正在旅途上，也可以随时处理所有其他的事情。“灌溉工程的网络插件”将被纳入“跑腿…奥哈伊”，而“购买衣服袜子”将被列入“跑腿任何地方。”
我们必须努力达到那种超越烦琐复杂的简洁境界。
——JohnGardner
“办公室中的活动”/“在办公室时”
如果你有一间办公室，肯定会有一些工作你只能在那里完成，那么眼前放上一张包括了所有这样事情的清单，就等于多了一个助手。即使你的办公室里有电话和电脑，你还是要有“打电话”和“在电脑旁”各自独立的清单，它们将发挥自己的作用。我会使用“在办公室中的活动”或者“在办公室时”清单记录一些仅仅需要上网才能处理的情况。比如，对我来说上网下载一个大型软件的程序将纳入这个清单中。
“在家时”
许多行动只能在家里搞定，因此，针对这个环境创立一个清单就十分有必要。我相信，你有许多的私事和需要在房子周围处理的各种杂活。通常，这一类事件的下一步行动就是直接实际行动了。“挂一张新的图片”，“整理CD”以及“把衣柜里的衣服换成冬装”都是这一类具有代表性的内容。
如果你像我一样，在家里设有一个办公室，那么只有那些在家中的办公室里才能解决的事情才可以放到“在家时”清单。（如果你仅仅在家中工作，而且并不去其它的地方办公，那你就根本不用设立“办公室的活动”清单，仅有一个“在家时”清单就够了。）
“议事日程”
不可避免，你总会发现许多下一步的行动不是在和某人的交流中冒出来的，就是在委员会、团队或者员工会议上提出来的。你不得不与合作伙伴讨论一下有关明年发展的想法；你希望同配偶协商一下春季的日程安排；你需要给秘书指派一项复杂工作，恐怕一下子还难以在电子邮件中交代清楚；你必须在星期一召开的有关调整费用报销政策的员工会议上宣布一项新的决定
长年忍受你每天必须对付的会议和人际交往，不如为这些活动打造自己的“议事日程”清单。
这些行动应该分门别类的保存在针对每一个人以及会议（假设你定期参加这个会议）的议事日程的清单上。有些专业人士已经在采用这个方法的一种版本，他们把需要和老板讨论的所有事宜保存在一个专门的文件夹。如果你认真对待所有的下一步行动，你发现需要3…15个这样的清单。我建议你为老板、合伙人、助手、配偶和孩子建立各自独立的文件夹或者清单。同样地，你应该为你的律师、金融顾问、会议以及电脑顾问设立专门的清单，还包括所有那些你在电话中要与之商讨一件以上事情的人。
如果你参加了一个常规的会议——员工会议、计划会议、委员会会议等，它们也同样应该享有独立的文件夹。你将收集到的上述场合的资料存放在它们的文件夹。通常情况下，某一段时间内你会同某人进行频繁的接触，你希望在此期间保存一个连续的清单。一个承包人正在对你的房屋或者财产进行一项重要的修整工作，你可以在这一阶段为此设立一个专门的清单。当他下班走人以后，你围着施工现场转，考虑可能你有几件事需要同他交换一下意见。你希望这个清单操作简单明了，随时可以派上用场。
鉴于这类清单效果显著，你系统应该允许你根据需要快速而方便地添加特别的“议事日程”清单。比如，在活页夹式的计划手册中的“议事日程”部份，为某一个人或者某一个会议插入一页纸只需要几秒钟就能办妥。同样，往掌上电脑的“议事日程”目录中增加一个专门的“备忘录”也是如此。
阅读/回顾
你常会发现在你的工作篮中有许多的事情，其下一步的行动是阅读。我希望你能够坚持2分钟的原则，已经清理掉相当多的可以一带而过的事情，根据情况把一些扔掉，把一些归档或者发送给别人。
你知道，需要阅读的内容往往要占用2分钟以上的时间，通常最初存入“阅读/回顾”独立工作篮中。按我的定义，这仍然还是一个“清单”，只不过是把存放在一个盒子里的或者一个文件夹中的各种资料进行更加有有效的分组管理。
对于许多人来说，这个“阅读/回顾”资料堆很可能最终将变成一个庞然大物。因此这堆资料必须是那些需要花费2分钟以上的时间，并且你一旦有空就会真心希望阅读的资料，这一点至关重要。这本身就可能令人畏缩不前，但是，如果这一界限模糊不清的话，情况将会处于严重的失控状态，你也会对此感到麻木。一个简单原始的有关边界的描绘至少能使你认识到这一种目录，而且如果你同大多数人的情况一样，拥有一个自我的调节的机制，它将有助于你更加清楚地分清哪些资料你希望保存，哪些应该扔掉了。
当你匆匆忙忙地赶去开一个很可能被延误的会议时，当你参加的一个研讨会的中间有段空闲时间时，或者当你约了牙医，却不得不等候少许时间——在这些时间片段中，如果你身旁恰好拥有这样的一叠阅读资料，而且你可以轻松地拿到手上，这简直是太实用了。以上全都是可以用来阅读的大好时机。由于生命中充满了这类可以利用的时间片段，那些缺少“阅读/回顾”资料的人必然会浪费大量的时间。
那些最不擅长利用时间的人总是第一个跳出来抱怨时间的缺乏。
——JeandelaBruysre
管理“等待”
如同那些行动的提示信息一样，你期待着从别人那里取回某些由他们完成的工作，而所有这类事物的提示信息也必须得到整理和分类。你大可不必分门别类地一件一件记录这些事情，但是，通常你需要保存那些交给别人负责完成的任务的最终结果，如你向剧院订购的戏票、为办公室购买的扫描仪、获取某一个建议的确认等。当某项工作的下一步行动属于另一个人的的责任范围的时候，你并不需要行动的揭示信息，仅仅需要你所期待获取的结果的启动器。你的角色是根据需要经常核对这个清单，并且评估你是不是应该在当前的情况下采取一些行动，如检查目前的状况或者督促某项工作动作起来。
也许你会发现，这个“等待”清单就像同一系统中的“下一步行动”提示清单一样，只有尽可能保存在手边时，才能够发挥最佳的效果。在某一项计划最终结束之前，下一个行动的责任可能会反复跳跃多次。例如，你也许需要给一个卖主打一个电话（在“电话”清单中）。电话打完了，你会等待对方给你的答复（这个答复属于“等待”清单的范围）。答复终于来了，你必须加以核查（它落入“阅读/回顾”资料篮）。最后你把它发给你的老板，期待他的批准（现在，这件事又回到“等待”清单）等。
当你认识到这个“等待”清单囊括了一切你所关注的事情，而它们又只需要由别人来完成时，你一定会飘飘然了。
使用原始内容作为它自身的行动提示信息
保存行动提示信息最为快捷有效的方法就是：当事情出现时，把它们直接地添加到清单中或者放入文件夹中。当你完成加工处理以后，原始的启动器也就毫无价值了。也许你在同老板商讨时随手做了一些记录，但是，在你挑选出相关的计划和行动后，完全可以把这些原始的记录丢掉了。有时，当一些人试图归档保存语音邮件时，他们还必须“再做点什么”，这种管理隐含在语音邮件中的提示信息的做法就算不上是最有效的了。
把可以付诸行动的电子邮件和文件与其余的分离开来。
然